Handwerkerrechnung: Pflichtangaben und Muster

Für Werklieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück müssen Sie die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach dem Einsatz ausstellen, auch wenn der Kunde eine Privatperson ist (§ 14 Absatz 2 Satz 2 Nummer 3 UStG). Das betrifft Reparaturen, Wartung, Installation und Montage am Gebäude.

Der Privatkunde muss die Rechnung oder einen Zahlungsbeleg zwei Jahre aufbewahren (§ 14b Absatz 1 Satz 5 UStG). Darauf weisen Sie ihn auf der Rechnung hin, zum Beispiel mit dem Satz: „Bitte bewahren Sie diese Rechnung zwei Jahre auf.“

Ihr eigener Betrieb bewahrt Rechnungen acht Jahre auf (§ 14b Absatz 1 UStG), gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Privatkunden ziehen 20 Prozent der Arbeitskosten für Handwerkerleistungen direkt von ihrer Einkommensteuer ab, höchstens 1.200 Euro im Jahr (§ 35a Absatz 3 EStG). Dafür braucht der Kunde eine Rechnung und muss auf Ihr Konto überweisen, Barzahlung zählt nicht.

Weisen Sie deshalb Arbeitszeit, Anfahrt und Maschinenkosten getrennt vom Material aus. Nur dieser Anteil ist begünstigt. Eine Rechnung ohne die Aufteilung kostet den Kunden den Steuervorteil und Sie eine Rückfrage.

Nicht jede Rechnung braucht alle Angaben. Drei Fälle kommen im Handwerk oft vor:

• Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV): Name und Anschrift Ihres Betriebs, Datum, Menge und Art der Leistung, der Betrag mit Steuer in einer Summe und der Steuersatz genügen.
• Kleinunternehmer (§ 19 UStG): kein Steuerausweis, dafür ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Seit 2025 gilt die Grenze von 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr.
• Bauleistungen an andere Baubetriebe (§ 13b UStG): Der Auftraggeber schuldet die Steuer. Die Rechnung zeigt nur den Nettobetrag und den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Absatz 5 UStG).
• Abschlagsrechnungen bei größeren Aufträgen (§ 632a BGB): In der Schlussrechnung ziehen Sie die gezahlten Abschläge und die Steuer darauf ab (§ 14 Absatz 5 UStG).

Die Rechnung ist nur so gut wie der Arbeitsbericht dahinter. Wer am Einsatzort Zeiten, Anfahrt und verbautes Material festhält und vom Kunden abzeichnen lässt, schreibt die Rechnung am selben Tag und vermeidet Streit über Stunden.

Für Geschäftskunden gilt dabei die E-Rechnung: Empfangen müssen Sie sie seit 2025, ausstellen je nach Umsatz ab 2027 oder 2028. Privatkunden bekommen weiter eine Rechnung auf Papier oder als PDF.

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