Ist Zeiterfassung mit Excel erlaubt?

Ja. Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen, eine bestimmte Form schreibt das Gesetz aber nicht vor. Excel ist ebenso zulässig wie Papier. Ein Entwurf des Bundesarbeitsministeriums sieht eine elektronische Erfassung am selben Tag vor; beschlossen ist er nicht (Stand Oktober 2026).

Wie trage ich eine Nachtschicht ein?

Einfach Beginn und Ende eintragen, z. B. 22:00 bis 6:00. Die Vorlage erkennt, dass das Ende nach Mitternacht liegt, und zählt die Schicht zum Tag, an dem sie beginnt. Die Ruhezeit bis zur nächsten Schicht wird ab dem tatsächlichen Ende gemessen, auch über den Monatswechsel.

Wie werden Urlaub und Krankheit gezählt?

Wählen Sie „Urlaub“ oder „Krank“ in der Spalte Abwesenheit: Der Soll des Tages zählt dann als gearbeitet, der Saldo bleibt gleich. Ein halber Urlaubstag zählt den halben Soll; Freizeitausgleich baut Überstunden ab. Fällt Urlaub auf einen Feiertag oder einen freien Tag, zählt er nicht als Urlaubstag.

Wie berechnet die Vorlage Überstunden?

Je Tag: Ist minus Soll. Der Soll eines Tages zählt, sobald der Tag erreicht ist oder etwas für ihn eingetragen ist; im laufenden Monat steht so der Saldo bis heute. Der Saldo wird von Monat zu Monat übertragen, ein Übertrag aus dem Vorjahr lässt sich in den Einstellungen eintragen.

Stimmen die Feiertage für mein Bundesland?

Die Vorlage kennt die gesetzlichen Feiertage aller 16 Bundesländer und berechnet sie für jedes Jahr, Ostern eingeschlossen. Örtliche Feiertage, z. B. Fronleichnam in einzelnen Gemeinden Sachsens und Thüringens oder das Augsburger Friedensfest, schalten Sie im Blatt „Feiertage“ an. Maßgeblich ist der Arbeitsort.

Kann ich die Vorlage für mehrere Mitarbeiter nutzen?

Ja: eine Datei je Mitarbeiter und Jahr. Die Datei für jeden Mitarbeiter kopieren und den Namen in den Einstellungen eintragen.

Funktioniert die Vorlage auch in LibreOffice?

Ja. Die Datei ist im Format XLSX für Excel erstellt, ohne Makros, und mit LibreOffice Calc geprüft: Alle Formeln rechnen dort genauso.

Kostenlose Vorlage · ohne Anmeldung

Zeiterfassung Excel-Vorlage 2026 kostenlos

Eine Excel-Datei für ein Jahr: Beginn, Ende und Pause eintragen, den Rest rechnet die Vorlage. Arbeitszeit, Soll, Überstunden-Saldo, Urlaub und die Feiertage Ihres Bundeslands. Ohne Anmeldung, ohne Makros, je Monat eine Seite zum Unterschreiben.

Stand: 10.10.2026

So funktioniert's

01Die Vorlage herunterladen und im Blatt „Einstellungen“ Name, Bundesland und die Soll-Arbeitszeit je Wochentag eintragen.
02Jeden Tag Beginn, Ende und Pause eintragen; bei Urlaub oder Krankheit die Abwesenheit aus der Liste wählen.
03Ist, Soll und Saldo rechnen sich selbst. Die Spalte „Hinweis“ zeigt zu kurze Pausen, zu lange Tage und zu kurze Ruhezeiten.
04Am Monatsende das Monatsblatt drucken oder als PDF speichern und unterschreiben.

Excel-Vorlage 2026 herunterladen (XLSX) Stundenzettel zum Ausdrucken (PDF)

In der Datei

Einstellungen
Name, Jahr, Bundesland, Soll-Arbeitszeit je Wochentag, Übertrag aus dem Vorjahr, Urlaubsanspruch.
Januar bis Dezember
Ein Blatt je Monat, eine Zeile je Tag, mit Summen, Saldo und Unterschriftsfeldern; druckt auf eine Seite.
Jahresübersicht
Soll, Ist und Saldo aller Monate, Urlaubs- und Krankheitstage, Resturlaub.
Feiertage
Die gesetzlichen Feiertage des Jahres für Ihr Bundesland, einzeln an- und abschaltbar, plus eigene.
Anleitung
So füllen Sie die Vorlage aus, was sie prüft und was nicht.

Monatsblatt Januar 2026 (Beispiel, Bayern)
Datum	Tag	Beginn	Ende	Beginn 2	Ende 2	Pause (Min.)	davon Fahrzeit	Einsatzort / Notiz	Ist	Soll	Saldo	Hinweis (§ ArbZG)
05.01.	Mo	07:00	15:30			30	1:15	Wartung Heizung, Kunde Huber	8:00	8:00	+0:00
06.01.	Di	08:00	12:00					Notdienst	4:00		+4:00	Feiertag: Heilige Drei Könige
07.01.	Mi	06:00	10:00	15:00	21:00			geteilter Dienst	10:00	8:00	+2:00
08.01.	Do	07:00	18:00			30			10:30	8:00	+2:30	Pause unter 45 Min. (§ 4); über 10 Std. (§ 3); Ruhezeit unter 11 Std. (§ 5)
09.01.	Fr	22:00	06:00			30		Nachtschicht	7:30	8:00	-0:30

Spalten

Datum: Füllt sich selbst, für jedes Jahr.
Tag: Wochentag; Wochenenden grau, Feiertage gelb hinterlegt.
Beginn: Uhrzeit hh:mm.
Ende: Uhrzeit hh:mm; nach Mitternacht einfach die Uhrzeit.
Beginn 2: Nur bei geteiltem Dienst; die Lücke zählt als Pause.
Ende 2: Ende des zweiten Blocks.
Pause (Min.): Pausen in Minuten, zusammengerechnet.
Abwesenheit: Urlaub, Halber Urlaubstag, Krank, Freizeitausgleich, Bezahlt frei, Unbezahlt.
davon Fahrzeit: Der Teil der Arbeitszeit, der Fahrt war (zwischen Einsätzen); wird je Monat summiert.
Einsatzort / Notiz: Kunde, Auftrag oder Bemerkung.
Ist: Gearbeitet, plus Urlaub, Krankheit und bezahlte Freistellung.
Soll: Aus den Einstellungen; an Feiertagen keiner.
Saldo: Ist minus Soll.
Hinweis (§ ArbZG): Feiertag; zu kurze Pause (§ 4), mehr als 10 Stunden (§ 3), weniger als 11 Stunden Ruhezeit (§ 5), fehlende Angaben.

So füllen Sie die Vorlage aus

Im Blatt „Einstellungen“ Name, Jahr und Bundesland des Arbeitsorts eintragen, dazu die Soll-Arbeitszeit je Wochentag (z. B. 8:00 von Montag bis Freitag).
Im Monatsblatt je Tag Beginn, Ende und Pause in Minuten eintragen. Hellblaue Zellen füllen Sie aus, graue rechnen selbst.
Bei geteiltem Dienst den zweiten Block in „Beginn 2“ und „Ende 2“ eintragen.
Abwesenheiten aus der Liste wählen; Feiertage stehen schon im Kalender.
Am Monatsende drucken oder als PDF speichern; das Blatt passt auf eine Seite A4 quer.
Für ein anderes Jahr nur das Jahr in den Einstellungen ändern: Kalender und Feiertage stellen sich um.

Zeiterfassung: diese Vorlage, übliche Gratis-Vorlagen und Zeiterfassungs-Software

Feiertage

Diese Vorlage: je Bundesland automatisch, für jedes Jahr
Übliche Gratis-Vorlagen: fest für ein Jahr oder von Hand
Zeiterfassungs-Software: automatisch

Überstunden

Diese Vorlage: Saldo je Tag, Monat und Jahr, mit Übertrag
Übliche Gratis-Vorlagen: oft nur die Monatssumme
Zeiterfassungs-Software: ja

Urlaub und Krankheit

Diese Vorlage: zählen als Soll erfüllt, Resturlaub im Jahr
Übliche Gratis-Vorlagen: selten
Zeiterfassungs-Software: ja

Pausen und Ruhezeiten

Diese Vorlage: Hinweis nach § 3, § 4 und § 5 ArbZG
Übliche Gratis-Vorlagen: nein
Zeiterfassungs-Software: teils

Nachtschicht, geteilter Dienst

Diese Vorlage: über Mitternacht, zwei Blöcke je Tag
Übliche Gratis-Vorlagen: oft nicht vorgesehen
Zeiterfassungs-Software: ja

Bekommen

Diese Vorlage: sofort, ohne Anmeldung, ohne Makros
Übliche Gratis-Vorlagen: oft gegen E-Mail-Adresse
Zeiterfassungs-Software: Konto, meist kostenpflichtig

Aufgabe	Diese Vorlage	Übliche Gratis-Vorlagen	Zeiterfassungs-Software
Feiertage	je Bundesland automatisch, für jedes Jahr	fest für ein Jahr oder von Hand	automatisch
Überstunden	Saldo je Tag, Monat und Jahr, mit Übertrag	oft nur die Monatssumme	ja
Urlaub und Krankheit	zählen als Soll erfüllt, Resturlaub im Jahr	selten	ja
Pausen und Ruhezeiten	Hinweis nach § 3, § 4 und § 5 ArbZG	nein	teils
Nachtschicht, geteilter Dienst	über Mitternacht, zwei Blöcke je Tag	oft nicht vorgesehen	ja
Bekommen	sofort, ohne Anmeldung, ohne Makros	oft gegen E-Mail-Adresse	Konto, meist kostenpflichtig

Annahmen und Quellen

Erfassungspflicht: Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich Überstunden erfassen. Die Erfassung kann an die Beschäftigten übertragen werden; verantwortlich bleibt der Arbeitgeber.; BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21, https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/1-abr-22-21/ ; § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG
Form: Keine Form vorgeschrieben: Papier, Excel und elektronische Systeme sind zulässig. Ein Entwurf des Bundesarbeitsministeriums sieht eine elektronische Erfassung am selben Tag vor; beschlossen ist er nicht (Stand Oktober 2026).; BMAS, Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung, https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Arbeitnehmerrechte/Regelungen-zur-Arbeitszeit/Fragen-und-Antworten/faq-arbeitszeiterfassung.html
Aufbewahrung: Mindestens zwei Jahre.; § 16 Abs. 2 ArbZG, https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__16.html
Minijobs und Branchen nach § 2a SchwarzArbG: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach dem Arbeitstag aufzeichnen, zwei Jahre aufbewahren.; § 17 Abs. 1 MiLoG, https://www.gesetze-im-internet.de/milog/__17.html
Höchstarbeitszeit: 8 Stunden je Werktag, bis 10 Stunden, wenn im Schnitt von 6 Monaten 8 Stunden nicht überschritten werden. Die Vorlage weist auf Tage über 10 Stunden hin; den Ausgleich über 6 Monate prüft sie nicht.; § 3 ArbZG, https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__3.html
Pausen: Mehr als 6 bis 9 Stunden Arbeit: mindestens 30 Minuten; mehr als 9 Stunden: 45 Minuten. Genau 6 Stunden brauchen keine Pause. Die Lücke zwischen zwei Arbeitsblöcken zählt als Pause. Die Lage der Pausen (Blöcke von mindestens 15 Minuten, nicht mehr als 6 Stunden am Stück) prüft die Vorlage nicht.; § 4 ArbZG, https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__4.html
Ruhezeit: Mindestens 11 Stunden zwischen dem Ende der Arbeit und dem nächsten Beginn, gemessen ab dem tatsächlichen Ende, auch nach Mitternacht und über den Monatswechsel.; § 5 Abs. 1 ArbZG, https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__5.html
Fahrzeit: Fahrten zwischen Einsätzen sind bei Beschäftigten ohne festen Arbeitsort Arbeitszeit; die Vorlage zählt „davon Fahrzeit“ deshalb als Teil der Arbeitszeit, nicht zusätzlich.; EuGH, Urteil vom 10.09.2015, C-266/14 (Tyco), https://curia.europa.eu/jcms/upload/docs/application/pdf/2015-09/cp150099en.pdf
Urlaub und Krankheit: Bezahlter Urlaub und Krankheit zählen mit dem Soll des Tages als gearbeitet (das Entgelt wird gezahlt, als wäre gearbeitet worden); ein halber Urlaubstag mit dem halben Soll.; § 11 BUrlG, https://www.gesetze-im-internet.de/burlg/__11.html ; § 4 Abs. 1 EntgFG, https://www.gesetze-im-internet.de/entgfg/__4.html
Feiertage: An einem gesetzlichen Feiertag fällt die Arbeit aus und ist bezahlt; die Vorlage setzt den Soll auf 0. Wer am Feiertag arbeitet, baut damit Plusstunden auf.; § 2 EntgFG, https://www.gesetze-im-internet.de/entgfg/__2.html
Feiertage je Bundesland: Neun bundesweit; dazu Heilige Drei Könige (BW, BY, ST), Frauentag (BE, MV), Ostersonntag und Pfingstsonntag (BB), Fronleichnam (BW, BY, HE, NW, RP, SL), Mariä Himmelfahrt (SL; BY in den überwiegend katholischen Gemeinden), Weltkindertag (TH), Reformationstag (BB, HB, HH, MV, NI, SN, ST, SH, TH), Allerheiligen (BW, BY, NW, RP, SL), Buß- und Bettag (SN). Ostern nach der Gaußschen Osterformel.; Feiertagsgesetze der Länder; Übersicht des DGB, https://www.dgb.de/service/ratgeber/feiertage/
Soll bis heute: Der Soll eines Tages zählt, sobald der Tag erreicht ist oder etwas für ihn eingetragen ist. So zeigt der laufende Monat den Saldo bis heute und keine Minusstunden für Tage, die noch kommen.; Rechenweg dieser Vorlage
Genauigkeit: Auf die Minute; Summen in Stunden:Minuten und als Dezimalzahl (Industrieminuten), kaufmännisch auf zwei Stellen gerundet. Die Zeitumstellung (Sommer-/Winterzeit) in einer Nachtschicht rechnet die Vorlage nicht ein.; Rechenweg dieser Vorlage
Datei: XLSX ohne Makros, Blätter ohne Passwort geschützt (Überprüfen → Blattschutz aufheben). Für Excel erstellt, mit LibreOffice Calc 26.8 geprüft: In fünf ausgefüllten Fällen (Vollzeit, Teilzeit, Nachtschicht, geteilter Dienst, jede Abwesenheit, Jahreswechsel) und für die Feiertage aller 16 Bundesländer zeigt sie Zelle für Zelle, was eine unabhängige Nachrechnung ergibt.; Prüfung dieser Seite (cases.py, check.sh)

Häufige Fragen

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