Einsatzplanung für Servicetechniker

Jede Regel für sich ist einfach. Zusammen sind sie es nicht: Der Techniker mit der richtigen Sachkunde wohnt am anderen Ende des Gebiets, die Frist läuft am Donnerstag ab, und der Kunde lässt nur vormittags ins Objekt.

• Qualifikation: Nur wer die Sachkunde für die Anlage hat, bekommt den Auftrag. Die Instandhaltung einer Brandmeldeanlage etwa macht eine Elektrofachkraft nach DIN VDE 0833-1.
• Fristen: Jede Prüfung hat ein Datum, bis zu dem sie erledigt sein muss. Feuerlöscher sind nach ASR A2.2 alle zwei Jahre durch einen Fachkundigen zu warten.
• Zeitfenster: Viele Kunden lassen nur zu bestimmten Zeiten ins Objekt, Schulen etwa vor dem Unterricht oder in den Ferien.
• Arbeitszeit: Kein Techniker wird über seine Schicht hinaus verplant. Das Arbeitszeitgesetz erlaubt acht Stunden am Tag, bis zu zehn, wenn der Durchschnitt über sechs Monate bei acht bleibt, und verlangt danach elf Stunden Ruhe (§ 3 und § 5 ArbZG).
• Wege: Aufträge in derselben Gegend gehören auf denselben Tag und zum selben Techniker. Sonst fährt das Team dieselbe Strecke mehrmals.

Excel ist für die meisten Betriebe der Anfang, und das zu Recht. Jeder kann es bedienen, und die Auftragsliste lässt sich aus fast jeder Software exportieren.

Die Grenze kommt beim Abwägen. Eine Tabelle prüft keine Sachkunde, rechnet keine Wege und sagt nicht, welche Frist durch eine Umstellung kippt. Das erledigt der Disponent im Kopf, jede Woche neu. Fällt ein Techniker aus, beginnt die Rechnung von vorn.

Dazu steckt das Wissen, wie der Plan entsteht, oft in einer einzigen Person. Ist sie krank oder im Urlaub, wird die Woche zum Risiko.

Es gibt drei Wege, die Woche zu planen. Welcher passt, hängt vor allem daran, ob du deine Auftragssoftware behalten willst.

Du schickst die Auftragsliste und die Technikerliste so, wie deine Software sie exportiert, per E-Mail oder als Upload. DispatchPing liest die Spalten, schlägt die Zuordnung vor und prüft die Daten: fehlende Adressen, unklare Fristen, Techniker ohne passende Qualifikation.

Dann rechnet es den Wochenplan, also wer welchen Auftrag an welchem Tag in welcher Reihenfolge übernimmt. Das dauert wenige Minuten. Was sich nicht einplanen lässt, steht im Ausnahmebericht, mit Grund, etwa ein Auftrag, dessen Frist mit keinem verfügbaren Techniker zu halten ist.

Du prüfst den Plan, und jeder Techniker bekommt sein Tourenblatt als PDF. Die Excel-Übersicht und eine Kalenderdatei bleiben im Büro.

Je mehr Techniker, Fristen und Kunden mit festen Zeitfenstern du hast, desto mehr hängt am Plan. Diese Zeichen kennen viele Disponenten:

• Die Planung hängt an einer Person, und niemand kann sie vertreten.
• Prüfungen werden knapp vor der Frist erledigt, manchmal danach.
• Techniker fahren am selben Tag zweimal in dieselbe Gegend.
• Der Montagvormittag gehört der Tabelle statt dem Telefon.