Inhalt
01
So entsteht der klassische Wochenplan
Jede Woche steht der Disponent vor der Aufgabe, eine Liste von Aufträgen den verfügbaren Technikern zuzuweisen. Dazu müssen viele Faktoren berücksichtigt werden. Jeder Techniker verfügt über bestimmte Zertifikate, die für manche Aufträge zwingend erforderlich sind. Gleichzeitig laufen Prüffristen ab, die rechtzeitig eingehalten werden müssen.
Zusätzlich spielt die Geografie eine Rolle. Effiziente Routen sparen Zeit und Kosten. Schichtregeln und Pauschalen müssen eingehalten werden. Ohne Software erfolgt diese Planung in Excel. Der Prozess ist zeitaufwändig und fehleranfällig. In der Regel benötigt ein Disponent dafür drei bis vier Stunden.
Typische Fehler bei der manuellen Planung sind die Vergabe eines Auftrags an einen nicht zertifizierten Techniker oder die Überschreitung von Arbeitszeiten. Auch doppelte Einsätze am selben Ort zu ähnlichen Zeiten werden oft übersehen. Die Folge sind Nachbesserungen, Kundenreklamationen oder verspätete Prüfungen.
- Manuelle Zuordnung von Aufträgen zu Technikern
- Prüfung der notwendigen Zertifikate
- Einhaltung gesetzlicher und betrieblicher Prüffristen
- Routen nach geografischer Nähe optimieren
- Schichtmodelle und Arbeitszeiten beachten
- Anpassung bei kurzfristigen Ausfällen
02
Wie DispatchPing den Plan erstellt
DispatchPing übernimmt die Erstellung des Wochenplans aus der Auftragsliste und der Technikerliste. Die Software analysiert alle relevanten Kriterien und erstellt in wenigen Minuten einen vollständigen Einsatzplan. Jeder Techniker erhält nur Aufträge, für die er qualifiziert ist.
Die geltenden Prüffristen werden automatisch berücksichtigt. Die geografische Verteilung der Einsätze wird optimiert, um unnötige Fahrzeiten zu vermeiden. Gleichzeitig werden Schichtregeln eingehalten. Der resultierende Plan ist betriebs- und fachgerecht.
Beispiel: Ein Auftrag zur Prüfung einer Druckanlage erfordert den Nachweis der DGUV-Prüfung für Druckluftsysteme. Die Software weist den Auftrag nur Technikern zu, die dieses Zertifikat besitzen und zeitlich verfügbar sind. Gleichzeitig wird geprüft, ob die Prüffrist noch eingehalten wird und ob der Einsatz geografisch sinnvoll liegt.
- Erstellt den Wochenplan in wenigen Minuten
- Berücksichtigt vorhandene Zertifikate der Techniker
- Stellt Einhaltung der Prüffristen sicher
- Optimiert die Routen nach Standortnähe
- Hält alle definierten Schichtregeln ein
- Liefert einen direkt umsetzbaren Einsatzplan
03
Schnelle Umplanung bei Störungen
Im Field Service ändert sich oft kurzfristig etwas. Ein Techniker fällt aus, ein Notfalleinsatz tritt auf oder ein Kunde verschiebt. Dann muss der bestehende Plan angepasst werden. Bei manueller Planung bedeutet das erneut mehrere Stunden Arbeit.
DispatchPing plant bei solchen Ereignissen in wenigen Minuten um. Die Software berücksichtigt weiterhin alle fachlichen und organisatorischen Vorgaben. Der neue Plan ist sofort verfügbar und kann an die Techniker weitergegeben werden.
Ein typisches Szenario ist der Ausfall eines Technikers am Montagmorgen. Ohne Software müsste der Disponent alle dessen Aufträge manuell verteilen, unter Beachtung der Qualifikationen und Routen. Mit der Software wird die verbleibende Kapazität der anderen Techniker analysiert und die Aufträge neu zugewiesen, unter Einhaltung aller Regeln.
- Reagiert auf Ausfälle und Notfälle
- Erstellt den angepassten Plan in wenigen Minuten
- Behält Zertifikate und Qualifikationen im Blick
- Passt Routen automatisch an neue Gegebenheiten an
- Stellt sicher, dass Prüffristen weiter eingehalten werden
- Ermöglicht schnelle Kommunikation an das Team
Häufige Fragen
Vom Excel-Plan zum automatisierten Wochenplan
Sehen Sie, wie DispatchPing den Einsatzplan für Servicetechniker erstellt, schnell, sicher und unter Berücksichtigung aller fachlichen Anforderungen.