Inhalt
01
Was ist TOM Instandhaltungssoftware?
TOM ist eine Softwarelösung für die Instandhaltung und Wartung technischer Anlagen und Objekte. Sie wird eingesetzt, um Prüf- und Wartungsaufgaben zu dokumentieren, Fristen zu verwalten und Instandhaltungsprozesse zu steuern. Das System unterstützt Betriebe dabei, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und Wartungsarbeiten systematisch zu planen.
TOM bietet Funktionen wie Objektmanagement, Auftragsverfolgung und mobile Datenerfassung über Apps für iOS und Android. Es richtet sich an Unternehmen im Facility Management, der Industrie und Dienstleistung, die viele prüfpflichtige Anlagen betreuen. Die Software hilft, alle Wartungsmaßnahmen nachvollziehbar zu dokumentieren.
TOM wird oft als CMMS bezeichnet, ein Computerized Maintenance Management System. Solche Systeme bilden den gesamten Lebenszyklus von Anlagen ab. Sie verwalten Störungen, planen Wartungen und sichern Nachweise. Doch die Erstellung eines realistischen Wochenplans für Techniker gehört nicht zu den Kernaufgaben von TOM.
- Verwaltung von Wartungs- und Prüfaufträgen
- Dokumentation gesetzlicher Prüffristen
- Mobile Datenerfassung vor Ort
- Objekt- und Anlagenstammdaten
- Nachweisführung für Audits
- Langfristige Instandhaltungsplanung
02
Unterschiede zwischen CMMS und Einsatzplanung
Ein CMMS wie TOM fokussiert auf die inhaltliche Steuerung von Wartungsaufgaben. Es sagt: Was muss wann an welchem Objekt geprüft oder gewartet werden? Die Einsatzplanung hingegen beantwortet die Frage: Wer macht was, wo und wann, unter Berücksichtigung von Verfügbarkeit, Qualifikation und Anfahrt?
Während ein CMMS die Aufträge erzeugt, braucht es eine separate Lösung, um Techniker effizient einzusetzen. Die meisten CMMS-Systeme bieten nur Grundfunktionen zur Zuweisung. Die detaillierte Wochenplanung erfolgt oft manuell, beispielsweise in Excel. Das ist zeitaufwändig und berücksichtigt selten alle Faktoren wie Zertifikate, Schichtregeln oder Routen.
In der Praxis führt die manuelle Planung häufig zu suboptimalen Routen. Techniker fahren unnötig weite Strecken, weil der Planer den Überblick über alle Standorte verliert. Auch doppelte Anfahrten oder verpasste Zertifikatsanforderungen kommen vor. Solche Fehler kosten Zeit und erhöhen die Betriebskosten. DispatchPing übernimmt genau diese Lücke. Es arbeitet unabhängig von CMMS-Systemen. Sie geben eine Auftragsliste und eine Technikerliste ein. Die Software erstellt daraus in wenigen Minuten einen realistischen Wochenplan. Ohne Schnittstellen, ohne Datenmigration.
- CMMS plant Wartungstermine, nicht Personaleinsatz
- Einsatzplanung braucht Geografie, Verfügbarkeit, Qualifikation
- Manuelle Planung in Excel dauert typischerweise 3–4 Stunden
- Optimierung erfordert Routen, Zertifikate, Schichtregeln
- CMMS-Daten können als Grundlage dienen, sind aber nicht zwingend
- DispatchPing ersetzt die Excel-Planung, nicht das CMMS
03
Wann brauchen Sie eine Planungssoftware wie DispatchPing?
Sie benötigen eine spezialisierte Planungssoftware, wenn die Zuordnung von Technikern zu Aufträgen komplex wird. Das ist der Fall, wenn mehrere Techniker im Außendienst arbeiten, unterschiedliche Zertifikate vorliegen und viele Standorte angefahren werden müssen. Dann reicht ein CMMS nicht aus, um den optimalen Einsatz zu bestimmen.
Besonders wenn Notfälle auftreten, wird die Grenze von CMMS-Systemen sichtbar. Eine spontane Absage oder ein dringender Auftrag erfordert eine schnelle Umplanung. In Excel dauert das erneute Anpassen des Plans oft über eine Stunde. DispatchPing plant in wenigen Minuten um, unter Berücksichtigung aller relevanten Regeln.
Typische Planungsfehler in der Praxis sind die Zuweisung eines Technikers zu einem Auftrag, für den er nicht zertifiziert ist, oder die Überschreitung der täglichen Arbeitszeit durch ungenaue Zeiterfassung. Auch die Vernachlässigung von Pausenregelungen oder die falsche Einschätzung von Anfahrtszeiten führen zu Problemen vor Ort. Eine strukturierte Planung vermeidet diese Risiken. Wenn Sie montags regelmäßig mehrere Stunden für die Erstellung des Wochenplans benötigen, ist das ein klares Zeichen. Die manuelle Planung in Excel ist fehleranfällig und ineffizient. Eine spezialisierte Software wie DispatchPing reduziert diesen Aufwand erheblich.
04
Effiziente Wochenplanung für Servicetechniker, ohne CMMS
DispatchPing funktioniert unabhängig von bestehenden Systemen. Sie müssen kein CMMS ersetzen und keine Schnittstellen einrichten. Geben Sie einfach die Aufträge und Technikerdaten ein, per Copy & Paste aus Excel oder einem anderen System. Berücksichtigt Zertifikate der Techniker, gesetzliche Prüffristen, Geografie und Schichtregeln.
Innerhalb weniger Minuten erstellt DispatchPing einen optimierten Wochenplan. Jeder Techniker erhält eine zeitlich und räumlich sinnvolle Reihenfolge von Einsätzen. Die Anfahrtszeiten werden minimiert, die Arbeitszeiten eingehalten. Bei Änderungen, etwa einem Notfall, wird der Plan erneut berechnet, ebenfalls in wenigen Minuten.
In der Praxis bedeutet das: Ein Disponent kann den Plan direkt nach der Eingabe prüfen und anpassen. Die Techniker erhalten klare Einsatzreihenfolgen mit realistischen Zeitfenstern. Dadurch sinkt die Anzahl der Anfahrten, die Auslastung steigt. Der Plan ist sofort umsetzbar und berücksichtigt alle relevanten Vorgaben. So entlasten Sie die Disposition und vermeiden manuelle Fehler. Der Plan ist transparent, nachvollziehbar und berücksichtigt alle relevanten Vorgaben. Sie sparen Zeit und erhöhen die Auslastung der Techniker, ohne zusätzliche IT-Infrastruktur.
- Keine Integration mit CMMS nötig
- Eingabe über einfache Listen
- Berücksichtigung von Zertifikaten und Prüffristen
- Optimierung nach Geografie und Schichtregeln
- Umplanung bei Notfällen in wenigen Minuten
- Ersetzt die manuelle Planung in Excel
Häufige Fragen
Zeit für eine bessere Planung
Wenn Sie montags mehrere Stunden für die Erstellung des Technikerplans aufwenden, lohnt sich eine präzise Alternative. DispatchPing ersetzt die manuelle Planung in Excel, schnell, zuverlässig und ohne technische Hürden.