Inhalt
01
Die Fristen auf einen Blick
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind (§ 14 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 UStG). Maßgeblich ist der Tag der Leistung, nicht das Rechnungsdatum.
| Ab | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | E-Rechnungen empfangen können, ein E-Mail-Postfach genügt | Alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer |
| 01.01.2025 bis 31.12.2026 | Papier und PDF dürfen weiter verschickt werden, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers | Alle |
| 01.01.2027 | E-Rechnungen ausstellen | Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr |
| 01.01.2027 bis 31.12.2027 | Papier und PDF noch erlaubt | Betriebe bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz |
| 01.01.2028 | E-Rechnungen ausstellen | Alle Unternehmen |
02
Wer keine E-Rechnung ausstellen muss
Einige Rechnungen dürfen auch nach 2027 als Papier oder PDF verschickt werden. Empfangen müssen aber auch diese Betriebe E-Rechnungen.
- Rechnungen an Privatkunden: Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV).
- Fahrausweise (§ 34 UStDV).
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG beim Ausstellen (§ 34a UStDV).
- Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG, etwa Vermietung von Wohnraum.
03
XRechnung oder ZUGFeRD
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den ein Programm lesen kann. Eine PDF-Datei allein ist keine E-Rechnung, auch wenn sie per E-Mail kommt.
Für Handwerks- und Servicebetriebe ist ZUGFeRD meist die einfachere Wahl: Der Kunde sieht ein normales PDF, die Buchhaltung liest die Daten. Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel die XRechnung.
| Format | Aufbau | Geeignet für |
|---|---|---|
| XRechnung | Reine XML-Datei (CII oder UBL), deutscher Standard der EN 16931 | Behörden und Kunden, die XML direkt verarbeiten |
| ZUGFeRD | PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei | Geschäftskunden aller Art, lesbar für Mensch und Programm |
| ZUGFeRD MINIMUM, BASIC WL | Nur Teile der Rechnungsdaten im XML | Keine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG |
| PDF, Scan, Word | Bild oder Text ohne strukturierte Daten | Nur noch in der Übergangszeit und für Privatkunden |
04
E-Rechnungen empfangen und prüfen
Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach. Sie müssen die Datei aber lesen können: Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die ohne passendes Programm wie Quelltext aussieht.
Bei ZUGFeRD gilt der XML-Teil. Weicht das sichtbare PDF davon ab, zählen die Daten im XML. Prüfen Sie deshalb die Datei selbst und nicht nur die Ansicht, bevor Sie zahlen und die Vorsteuer ziehen.
Bewahren Sie die E-Rechnung im Original auf, also die XML-Datei und nicht einen Ausdruck. Die Frist beträgt acht Jahre (§ 14b Absatz 1 UStG).
- Ist es ein zulässiges Format (XRechnung, ZUGFeRD ab Profil BASIC)?
- Besteht die Datei die offiziellen Prüfregeln (EN 16931, XRechnung)?
- Stimmen Beträge, Steuersatz und Leistungszeitraum mit dem Auftrag?
- Sind Ihr Name und Ihre Anschrift korrekt?
05
Was Servicebetriebe jetzt tun
Wer 2026 noch PDF-Rechnungen schreibt, hat Zeit bis Ende 2026, bei einem Umsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027. Die Umstellung ist kleiner als oft befürchtet, wenn Sie früh anfangen.
DispatchPing plant die Einsätze Ihrer Techniker. Für Rechnung und Prüfung gibt es unsere kostenlosen Werkzeuge: einen Generator für ZUGFeRD- und XRechnungs-Dateien und einen Prüfer, der eingehende E-Rechnungen im Browser gegen die offiziellen Regeln testet.
- Ein Postfach für eingehende Rechnungen festlegen und dem Steuerbüro nennen.
- Klären, wie Buchhaltung oder Steuerbüro die XML-Dateien übernehmen.
- Das Rechnungsprogramm auf ZUGFeRD oder XRechnung umstellen.
- Für 2027 den Vorjahresumsatz 2026 prüfen: über 800.000 Euro gilt die Pflicht ab Januar.
Häufige Fragen
Einsätze planen, Abrechnung sauber halten
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Quellen6
- 01§ 27 Absatz 38 UStG: Übergangsregeln zur E-Rechnunggesetze-im-internet.de
- 02§ 14 UStG: Ausstellung von Rechnungengesetze-im-internet.de
- 03§ 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungengesetze-im-internet.de
- 04§ 33 UStDV: Rechnungen über Kleinbeträgegesetze-im-internet.de
- 05§ 34a UStDV: Rechnungen von Kleinunternehmerngesetze-im-internet.de
- 06BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnungbundesfinanzministerium.de