Inhalt
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Schritt 1: Daten sammeln, Techniker, Aufträge, Regeln
Bevor Sie einen Schichtplan erstellen, benötigen Sie eine vollständige Übersicht über alle relevanten Daten. Ohne diese Grundlage entstehen Lücken oder Verstöße gegen geltende Vorgaben.
Listen Sie alle Techniker mit ihren verfügbaren Arbeitszeiten auf. Tragen Sie Teilzeitmodelle, Urlaube und Krankmeldungen ein. Jede Abwesenheit muss berücksichtigt werden, um Überlastung zu vermeiden.
Ergänzen Sie die Liste um Qualifikationen und Zertifikate. Manche Aufträge dürfen nur von speziell geschulten Technikern durchgeführt werden. Auch die geltenden Prüffristen für Geräte oder Anlagen müssen bekannt sein.
- Technikerliste mit Name, Funktion und Arbeitszeitmodell
- Übersicht über Aufträge mit Standort, Dauer und Anforderungen
- Geltende Schichtregeln wie Mindestruhezeiten oder Arbeitszeiten
- Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder Weiterbildung
- Zertifikate und Qualifikationen der Techniker
- Geografische Verteilung der Einsätze
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Schritt 2: Wochenplan in Excel erstellen
Excel ist eine Möglichkeit, wenn Sie keine spezialisierte Software nutzen. Öffnen Sie eine neue Tabelle und strukturieren Sie sie wöchentlich. Tragen Sie die Tage der Woche in Spalten ein, die Techniker in Zeilen.
Füllen Sie die Zellen mit den jeweiligen Einsätzen. Nutzen Sie Farben, um verschiedene Auftragstypen oder Schichten zu unterscheiden. So erkennen Sie auf einen Blick, wer wo eingeteilt ist.
Erstellen Sie eine separate Übersicht für die wöchentlichen Arbeitszeiten. Addieren Sie die Stunden pro Techniker, um die Einhaltung der vertraglichen Vorgaben zu prüfen. Diese Kontrolle verhindert unbeabsichtigte Überstunden.
- Tabelle mit Tagen in Spalten, Technikern in Zeilen
- Farbliche Kennzeichnung für verschiedene Auftragsarten
- Automatische Summenformel für wöchentliche Arbeitsstunden
- Separate Spalte für Abwesenheiten und Bemerkungen
- Kopfzeile mit Planungszeitraum und Erstellungsdatum
- Druckansicht prüfen, um lesbare Ausgabe sicherzustellen
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Schritt 3: Plan prüfen und anpassen
Nach dem Ausfüllen prüfen Sie den Plan auf Vollständigkeit. Stellen Sie sicher, dass alle Aufträge besetzt sind und keine Techniker überlastet werden. Vergleichen Sie die eingetragenen Stunden mit den vertraglichen Vorgaben.
Kontrollieren Sie die Einhaltung der Ruhezeiten zwischen den Einsätzen. Ein Techniker darf nicht direkt nach einer Nachtschicht in die Frühschicht eingeteilt werden, wenn die Mindestruhe nicht eingehalten wird. Solche Fehler verstoßen gegen das Arbeitszeitgesetz.
Sobald der Plan stimmt, verteilen Sie ihn an das Team. Per E-Mail, Druckausgabe oder über ein gemeinsames Laufwerk. Stellen Sie sicher, dass alle Zugriff haben und Änderungen dokumentiert werden.
- Alle Aufträge auf Besetzung prüfen
- Arbeitszeiten mit Verträgen abgleichen
- Ruhezeiten zwischen den Einsätzen kontrollieren
- Zertifikate und Prüffristen erneut überprüfen
- Plan an alle Techniker rechtzeitig versenden
- Änderungen nachträglich kennzeichnen und dokumentieren
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Wann Excel-Planung an ihre Grenzen stößt
Bei wenigen Technikern und einfachen Einsätzen funktioniert Excel. Doch bei mehr Mitarbeitern, unterschiedlichen Qualifikationen oder wechselnden Prüffristen steigt der Aufwand stark an. Die manuelle Planung dauert dann oft mehrere Stunden.
Disponenten in Field-Service-KMU verbringen typischerweise 3 bis 4 Stunden pro Woche mit der Montagsplanung in Excel. Jede Änderung, besonders bei Notfällen, erfordert erneutes Durchrechnen und Umplanen.
DispatchPing erstellt aus Auftragsliste und Technikerliste einen optimierten Wochenplan in wenigen Minuten. Es berücksichtigt Zertifikate der Techniker, die geltenden Prüffristen, Geografie und Schichtregeln. Bei Notfällen plant DispatchPing in wenigen Minuten um.
Häufige Fragen
Zeit für eine schnellere Planung?
Sehen Sie, wie sich ein Wochenplan für Servicetechniker in wenigen Minuten erstellen lässt, mit allen notwendigen Regeln, Zertifikaten und Routen.