Inhalt
01
So funktioniert die Planung mit DispatchPing
Sie laden Ihre Auftragsliste und Ihre Technikerliste in DispatchPing hoch. Die Software verarbeitet die Daten automatisch.
Innerhalb weniger Minuten erhalten Sie einen vollständigen Wochenplan. Jeder Auftrag ist einem passenden Techniker zugeordnet.
Die Zuordnung berücksichtigt mehrere Faktoren gleichzeitig. Nur Techniker mit den nötigen Zertifikaten erhalten bestimmte Aufträge.
Die gesetzlichen Prüffristen werden eingehalten. Aufträge mit Fristanspruch werden rechtzeitig eingeplant.
Die geografische Lage der Aufträge spielt eine Rolle. Techniker erhalten Aufträge in ihrer Region, um Fahrzeiten zu minimieren.
Schichtregeln wie Pausen, Arbeitszeiten oder Wochenarbeitsstunden werden beachtet. Der Plan entspricht den betrieblichen Vorgaben.
- Eingabe über bestehende Listen (Aufträge, Techniker)
- Planung in wenigen Minuten
- Automatische Berücksichtigung von Qualifikationen
- Einbindung der geltenden Prüffristen
- Geografische Optimierung der Touren
- Einhaltung interner Schichtregeln
02
Warum die Excel-Planung ersetzt werden sollte
Viele Betriebe planen den wöchentlichen Einsatz ihrer Techniker montags in Excel. Dieser Prozess dauert typischerweise drei bis vier Stunden.
Die manuelle Planung ist fehleranfällig. Es kann passieren, dass ein Techniker ohne gültiges Zertifikat für einen Prüfauftrag eingeteilt wird.
Fristgerechte Aufträge können übersehen werden. Das birgt rechtliche Risiken und Nachteile beim Kundenservice.
Ohne Routenoptimierung entstehen unnötige Fahrzeiten. Das kostet Zeit und erhöht die Betriebskosten.
Änderungen im Tagesverlauf sind schwer umzusetzen. Ein Notfallauftrag erfordert oft eine komplette Neuplanung.
Mit DispatchPing entfällt die manuelle Excel-Planung. Der automatisierte Prozess liefert schneller ein zuverlässigeres Ergebnis.
Typische Fehler bei der Excel-Planung entstehen durch unvollständige Daten. Technikerprofile werden nicht aktuell gehalten.
Ein Techniker hat eine neue Qualifikation erworben, aber die Liste im Tabellenblatt wurde nicht aktualisiert. So wird er für keine Aufträge vorgesehen.
Oft fehlt eine klare Übersicht über die räumliche Verteilung der Aufträge. Disponenten verteilen Aufträge intuitiv, nicht strategisch.
Dadurch entstehen Sprünge zwischen weit entfernten Orten. Ein Techniker fährt unnötig von Nord nach Süd und zurück.
Auch die Arbeitszeitregelungen werden manchmal falsch berechnet. Pausenregelungen oder Wochenstundengrenzen werden übersehen.
Ein Techniker erhält zu viele Aufträge an einem Tag. Das führt zu Überlastung oder zu Nachbearbeitung außerhalb der Arbeitszeit.
- Keine 3- bis 4-stündige Montagsplanung mehr
- Weniger Fehler durch Automatisierung
- Sichere Einhaltung von Zertifikats- und Prüfanforderungen
- Optimierte Anfahrtswege durch geografische Zuordnung
- Schnelle Reaktion auf kurzfristige Änderungen
- Konsistente Planung nach klaren Regeln
03
Schnelle Umplanung bei Notfällen
Im Field Service ändern sich Anforderungen kurzfristig. Ein Gerät fällt aus. Ein Kunde meldet einen Notfall.
Ein neuer Auftrag muss sofort in den Plan integriert werden. Die manuelle Umplanung in Excel dauert lange.
DispatchPing plant bei Notfällen in wenigen Minuten um. Der aktualisierte Wochenplan berücksichtigt den neuen Auftrag.
Die Software berücksichtigt Zertifikate und Geografie.
Der neue Auftrag wird so eingeplant, dass bestehende Termine möglichst wenig beeinträchtigt werden.
Alle relevanten Regeln bleiben aktiv. Die Schichtzeiten, Zertifikate und Prüffristen werden weiterhin eingehalten.
In der Praxis entstehen bei Notfällen oft Kompromisse. Ein Techniker wird von einem weniger dringenden Auftrag abgezogen.
Ohne Systemunterstützung ist unklar, ob der verbleibende Plan noch regelkonform ist. Pausen können überschritten werden.
Ein Techniker könnte nach der Umplanung mehr als acht Stunden arbeiten, ohne ausreichende Ruhezeiten.
Oder der neu eingeteilte Mitarbeiter verfügt nicht über das benötigte Zertifikat für den Notfallauftrag.
Solche Risiken entstehen, weil die manuelle Umplanung unter Zeitdruck erfolgt.
DispatchPing vermeidet diese Fehler, indem es alle Regeln kontinuierlich prüft. Der neue Plan ist sofort umsetzbar und regelkonform.
- Umplanung in wenigen Minuten
- Automatische Zuordnung des passenden Technikers
- Berücksichtigung von Verfügbarkeit und Standort
- Minimale Störung bestehender Einsätze
- Sicherstellung aller fachlichen Voraussetzungen
- Dynamische Anpassung ohne manuellen Aufwand
04
Alle Planungsanforderungen in einem System
Die Planung im Handwerk muss viele Faktoren gleichzeitig berücksichtigen. DispatchPing bündelt diese Anforderungen.
Zertifikate sind entscheidend. Nur qualifizierte Techniker dürfen bestimmte Arbeiten durchführen.
Die gesetzlichen Prüffristen müssen eingehalten werden. DispatchPing stellt sicher, dass fällige Prüfungen rechtzeitig eingeplant werden.
Die räumliche Verteilung der Aufträge wird analysiert. Techniker erhalten Aufträge in ihrer Region, um lange Anfahrten zu vermeiden.
Interne Schichtregeln wie Arbeitszeiten, Pausen oder Wochenstunden werden in die Planung integriert.
Alle diese Faktoren fließen in einen einzigen Prozess ein. Der resultierende Plan ist umsetzbar und belastbar.
In der Praxis werden Planungsregeln oft in mehreren Systemen oder Dokumenten geführt. Zertifikate stehen in einer Excel-Datei.
Die Schichtpläne liegen als PDF vor. Die Auftragsliste kommt aus dem Auftragssystem. Diese Daten müssen manuell zusammengeführt werden.
Dabei entstehen Inkonsistenzen. Ein Techniker ist im Schichtplan als frei markiert, aber im Auftragssystem als belegt.
Oder ein Zertifikat ist abgelaufen, aber die Aktualisierung wurde nicht dokumentiert.
DispatchPing reduziert diese Brüche, indem alle relevanten Informationen an einem Ort verarbeitet werden.
Die Daten müssen nur einmal gepflegt werden. Die Software prüft automatisch, ob alle Voraussetzungen für einen Auftrag erfüllt sind.
- Zentrale Berücksichtigung aller Planungskriterien
- Automatische Prüfung der Techniker-Qualifikationen
- Sicherstellung der gesetzlichen Prüffristen
- Geografische Optimierung zur Reduktion von Fahrzeiten
- Einbindung betriebsspezifischer Arbeitszeitregeln
- Konsistenter Plan ohne manuelle Abstimmung
Häufige Fragen
Zeit für die wichtigen Aufgaben gewinnen
Wenn Sie Ihren wöchentlichen Plan künftig in wenigen Minuten statt in mehreren Stunden erstellen möchten, ist DispatchPing die passende Lösung. Sie behalten alle Anforderungen im Blick und sparen wertvolle Zeit.