Wie erstelle ich einen Dienstplan in Excel?

Mit dieser Vorlage: Schichten einmal festlegen (Kürzel, Beginn, Ende, Pause), Mitarbeiter mit Wochenstunden eintragen, dann im Monatsblatt je Person und Tag das Kürzel wählen. Stunden, Soll, Besetzung und Ruhezeiten rechnet die Vorlage selbst.

Funktioniert die Vorlage auch als Schichtplan mit 2, 3 oder 4 Schichten?

Ja. Früh-, Spät- und Nachtschicht sind vorbelegt; für zwei Schichten lassen Sie die Nachtschicht weg, eigene Schichten kommen in die freien Zeilen. Für Wechselschicht mit mehreren Gruppen tragen Sie je Person einen Rhythmus ein, z. B. „F F S S N N - - - -“, und übernehmen ihn Monat für Monat aus dem Blatt „Schichtrhythmus“.

Wie werden die Stunden berechnet?

Jede Schicht zählt mit ihrer Arbeitszeit: Ende minus Beginn, über Mitternacht, minus Pause. Urlaub und Krank zählen an Arbeitstagen mit den Wochenstunden ÷ 5. Das Soll ist Wochenstunden ÷ 5 × Arbeitstage von Montag bis Freitag ohne Feiertage. Die Differenz zeigt, ob jemand über oder unter seinem Vertrag geplant ist.

Was prüft die Vorlage?

Weniger als 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Schichten (§ 5 ArbZG), auch vom letzten Tag des Vormonats; Schichten über 10 Stunden und zu kurze Pausen in der Schichtdefinition (§ 3, § 4 ArbZG); Besetzung unter dem Minimum; Kürzel, die es nicht gibt. Nicht geprüft werden Tarifausnahmen, der Ausgleich über 6 Monate, die Sonntagsruhe und Regeln für Jugendliche.

Wie bekomme ich einen Wochenplan zum Aushängen?

Im Blatt „Wochenplan“ den Montag der Woche eintragen: Es zeigt die Woche aus den Monatsblättern mit Schichtzeiten und Besetzung, auch wenn die Woche über einen Monatswechsel geht. Drucken, fertig.

Wie viele Mitarbeiter passen hinein?

Bis zu 30 Personen je Datei. Für größere Betriebe eine Datei je Team oder Standort anlegen.

Funktioniert die Vorlage auch in LibreOffice?

Ja. Die Datei ist im Format XLSX für Excel erstellt, ohne Makros, und mit LibreOffice Calc geprüft: Alle Formeln rechnen dort genauso.

Kostenlose Vorlage · ohne Anmeldung

Dienstplan Vorlage Excel 2026 kostenlos

Ein Dienstplan für Ihr Team und ein ganzes Jahr: je Person und Tag ein Kürzel wählen (F, S, N, U …), den Rest rechnet die Vorlage. Stunden gegen Vertrag, Besetzung je Schicht, Feiertage Ihres Bundeslands und zu kurze Ruhezeiten. Mit Wochenplan zum Aushängen und Schichtrhythmus für Wechselschicht.

Stand: 10.10.2026

So funktioniert's

01Die Vorlage herunterladen und im Blatt „Einstellungen“ Jahr, Bundesland und die Schichten prüfen: Früh-, Spät- und Nachtschicht sind vorbelegt, eigene kommen dazu.
02Im Blatt „Mitarbeiter“ Namen und Wochenstunden laut Vertrag eintragen.
03Im Monatsblatt je Person und Tag das Kürzel wählen. Rechts stehen Stunden, Soll und Differenz, unten die Besetzung je Schicht.
04Rot markierte Zellen prüfen: weniger als 11 Stunden Ruhezeit oder zu wenig Personen in einer Schicht.
05Den Wochenplan oder das Monatsblatt drucken und aushängen.

Dienstplan-Vorlage 2026 herunterladen (XLSX)

In der Datei

Einstellungen
Jahr, Bundesland und die Schichten: Kürzel, Art, Beginn, Ende, Pause, Mindestbesetzung.
Mitarbeiter
Bis zu 30 Personen mit Wochenstunden, Qualifikation, Urlaubsanspruch und optional einem Schichtrhythmus.
Januar bis Dezember
Der Dienstplan: Personen × Tage, ein Kürzel je Zelle; Stunden, Soll, Differenz, Urlaub, Krank; Besetzung je Schicht.
Wochenplan
Eine Woche mit Schichtzeiten und Besetzung, zum Aushängen.
Schichtrhythmus
Wechselschicht: der Rhythmus je Person für einen Monat, zum Übernehmen ins Monatsblatt.
Jahresübersicht
Differenz je Person und Monat, Stunden im Jahr, Resturlaub.
Feiertage
Die gesetzlichen Feiertage des Jahres für Ihr Bundesland, einzeln an- und abschaltbar.

Monatsblatt Januar 2026 (Beispiel, Bayern, Tage 1 bis 14)
Mitarbeiter	Fr 2	Sa 3	So 4	Mo 5	Di 6	Mi 7	Do 8	Fr 9	Sa 10	So 11	Mo 12	Di 13	Mi 14	Geplant	Soll	Differenz	Hinweis
Anna Berger	F	F			F	U	F	S	F			F	F	159:00	160:00	-1:00	1× Ruhezeit unter 11 Std. (§ 5)
Ben Krause	S	S	S	S	S			T	T	T	T	T		154:30	160:00	-5:30	1× unbekanntes Kürzel
Clara Weiß				N	F									22:30	130:00	-107:30	1× Ruhezeit unter 11 Std. (§ 5)
Deniz Aydin				T	T		T	T	U	U				32:00	80:00	-48:00

Spalten

Mitarbeiter: Aus dem Blatt „Mitarbeiter“, in dessen Reihenfolge.
Do 1: 1. Januar: Feiertag, Neujahr; Kürzel der Schicht.
Fr 2: 2. Januar; Kürzel der Schicht.
Sa 3: 3. Januar; Kürzel der Schicht.
So 4: 4. Januar; Kürzel der Schicht.
Mo 5: 5. Januar; Kürzel der Schicht.
Di 6: 6. Januar: Feiertag, Heilige Drei Könige (Bayern); Kürzel der Schicht.
Mi 7: 7. Januar; Kürzel der Schicht.
Do 8: 8. Januar; Kürzel der Schicht.
Fr 9: 9. Januar; Kürzel der Schicht.
Sa 10: 10. Januar; Kürzel der Schicht.
So 11: 11. Januar; Kürzel der Schicht.
Mo 12: 12. Januar; Kürzel der Schicht.
Di 13: 13. Januar; Kürzel der Schicht.
Mi 14: 14. Januar; Kürzel der Schicht.
Geplant: Arbeitszeit der Schichten plus Urlaub und Krank (Wochenstunden ÷ 5 je Arbeitstag).
Soll: Wochenstunden ÷ 5 × Arbeitstage Mo–Fr ohne Feiertage.
Differenz: Geplant minus Soll.
Hinweis: Ruhezeit unter 11 Std. (§ 5 ArbZG), unbekannte Kürzel.

So füllen Sie die Vorlage aus

Blatt „Einstellungen“: Jahr und Bundesland eintragen, die Schichten prüfen und die Mindestbesetzung je Schicht eintragen.
Blatt „Mitarbeiter“: Namen und Wochenstunden laut Vertrag; die Reihenfolge dort ist die Reihenfolge in allen Plänen.
Im Monatsblatt je Person und Tag ein Kürzel aus der Liste wählen; frei bleibt leer.
Rot heißt: weniger als 11 Stunden Ruhezeit vor dieser Schicht, oder zu wenig Personen in der Schicht (unten).
Wochenplan: Montag eintragen und drucken. Monatsblatt: passt auf eine Seite A4 quer.
Für ein anderes Jahr nur das Jahr in den Einstellungen ändern: Kalender und Feiertage stellen sich um.

Dienstplan: diese Vorlage, übliche Gratis-Vorlagen und Dienstplan-Software

Schichten

Diese Vorlage: Kürzel wählen, Zeiten einmal festlegen, eigene Schichten
Übliche Gratis-Vorlagen: Kreuze oder Text von Hand
Dienstplan-Software: ja

Stunden je Person

Diese Vorlage: geplant gegen Vertrag, je Monat und Jahr
Übliche Gratis-Vorlagen: selten
Dienstplan-Software: ja

Besetzung

Diese Vorlage: je Schicht und Tag, Unterbesetzung markiert
Übliche Gratis-Vorlagen: nein
Dienstplan-Software: ja

Ruhezeit

Diese Vorlage: weniger als 11 Stunden zwischen zwei Schichten markiert, auch über den Monatswechsel
Übliche Gratis-Vorlagen: nein
Dienstplan-Software: teils

Feiertage

Diese Vorlage: je Bundesland automatisch, für jedes Jahr
Übliche Gratis-Vorlagen: fest oder von Hand
Dienstplan-Software: ja

Wechselschicht

Diese Vorlage: Rhythmus festlegen, Monat übernehmen
Übliche Gratis-Vorlagen: nein
Dienstplan-Software: ja

Bekommen

Diese Vorlage: sofort, ohne Anmeldung, ohne Makros
Übliche Gratis-Vorlagen: oft gegen E-Mail-Adresse
Dienstplan-Software: Konto, meist kostenpflichtig

Aufgabe	Diese Vorlage	Übliche Gratis-Vorlagen	Dienstplan-Software
Schichten	Kürzel wählen, Zeiten einmal festlegen, eigene Schichten	Kreuze oder Text von Hand	ja
Stunden je Person	geplant gegen Vertrag, je Monat und Jahr	selten	ja
Besetzung	je Schicht und Tag, Unterbesetzung markiert	nein	ja
Ruhezeit	weniger als 11 Stunden zwischen zwei Schichten markiert, auch über den Monatswechsel	nein	teils
Feiertage	je Bundesland automatisch, für jedes Jahr	fest oder von Hand	ja
Wechselschicht	Rhythmus festlegen, Monat übernehmen	nein	ja
Bekommen	sofort, ohne Anmeldung, ohne Makros	oft gegen E-Mail-Adresse	Konto, meist kostenpflichtig

Annahmen und Quellen

Ruhezeit: Mindestens 11 Stunden zwischen dem Ende einer Schicht und dem Beginn der nächsten. Die Vorlage misst vom Ende der Schicht am Vortag (bei Nachtschicht am Morgen danach) bis zum Beginn, auch vom letzten Tag des Vormonats.; § 5 Abs. 1 ArbZG, https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__5.html
Höchstarbeitszeit: 8 Stunden je Werktag, bis 10 Stunden, wenn im Schnitt von 6 Monaten 8 Stunden nicht überschritten werden. Die Vorlage markiert Schichten über 10 Stunden in der Schichtdefinition.; § 3 ArbZG, https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__3.html
Pausen: Mehr als 6 bis 9 Stunden Arbeit: mindestens 30 Minuten; mehr als 9 Stunden: 45 Minuten. Die Vorlage prüft die Pause jeder Schicht in der Schichtdefinition.; § 4 ArbZG, https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__4.html
Sonntage: Mindestens 15 Sonntage im Jahr beschäftigungsfrei; die Vorlage prüft das nicht.; § 11 Abs. 1 ArbZG, https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__11.html
Mitbestimmung: Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit und ihre Verteilung auf die Wochentage bestimmt ein Betriebsrat mit.; § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG, https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__87.html
Arbeitszeit einer Schicht: Ende minus Beginn, über Mitternacht, minus Pause, auf die Minute.; Rechenweg dieser Vorlage
Soll: Wochenstunden ÷ 5 × Arbeitstage des Monats (Montag bis Freitag ohne Feiertage). Urlaub, Krank und bezahlte Abwesenheit zählen an diesen Tagen mit Wochenstunden ÷ 5, an Wochenenden und Feiertagen nicht.; Rechenweg dieser Vorlage; Entgeltfortzahlung nach § 11 BUrlG und § 4 EntgFG
Feiertage je Bundesland: Neun bundesweit und die der Länder, Ostern nach der Gaußschen Osterformel; örtliche (Augsburg, Teile Sachsens und Thüringens) im Blatt „Feiertage“ zuschaltbar.; Feiertagsgesetze der Länder; Übersicht des DGB, https://www.dgb.de/service/ratgeber/feiertage/
Kürzel: Groß- und Kleinschreibung zählt nicht (f = F). Ein doppelt vergebenes Kürzel zählt nur einmal, mit der ersten Zeile, und wird in den Einstellungen gemeldet.; Rechenweg dieser Vorlage
Grenzen: Bis zu 30 Personen und 12 Schichtarten je Datei. Die Zeitumstellung in einer Nachtschicht wird nicht eingerechnet.; Umfang dieser Vorlage
Datei: XLSX ohne Makros, Blätter ohne Passwort geschützt. Für Excel erstellt, mit LibreOffice Calc 26.8 geprüft: In vier ausgefüllten Fällen (Dreischichtbetrieb mit jeder Art und jeder Warnung, Wechselschicht, eigene Schichten, leere Vorlage) zeigt sie Zelle für Zelle, was eine unabhängige Nachrechnung ergibt.; Prüfung dieser Seite (cases.py, check.sh)

Häufige Fragen

Den Plan nicht mehr von Hand bauen

DispatchPing erstellt aus Auftragsliste und Technikerliste einen Wochenplan, der Schichtregeln und Qualifikationen berücksichtigt.

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