Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2026?

Im Inland 14 € für einen Tag ohne Übernachtung mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit, 14 € für den An- und Abreisetag einer Reise mit Übernachtung und 28 € für einen Tag mit 24 Stunden Abwesenheit (§ 9 Abs. 4a EStG). Genau 8 Stunden reichen nicht. Für das Ausland gelten die Sätze des BMF, in der Vorlage im Blatt „Pauschalen“.

Was gilt bei einer Dienstreise über Mitternacht ohne Übernachtung?

Beginnt die Reise an einem Tag und endet sie am nächsten ohne Übernachtung, gibt es die 14 € einmal, wenn Sie insgesamt mehr als 8 Stunden unterwegs waren, und zwar für den Tag mit dem größeren Teil. Beispiel: 18:00 bis 3:00 Uhr sind 6 plus 3 Stunden, die 14 € gehören zum ersten Tag. In der Vorlage den Beginn in die Zeile des ersten Tages, das Ende in die des Folgetags.

Wie wird die Pauschale gekürzt, wenn es Frühstück im Hotel gibt?

Zahlt oder bucht der Arbeitgeber das Hotel mit Frühstück, gilt das Frühstück als gestellt: Die Pauschale des Tages sinkt um 20 % des Satzes für 24 Stunden, im Inland 5,60 €. Ein Mittag- oder Abendessen kürzt um je 40 %, also 11,20 €. Die Kürzung geht nie unter 0. Eine Einladung durch einen Kunden kürzt nicht.

Welche Auslandspauschalen gelten 2026?

Die des BMF-Schreibens vom 5. Dezember 2025, je Land und für einige Städte, jeweils für 24 Stunden, für An- und Abreisetag sowie für die Übernachtung. Maßgeblich ist der Ort, den Sie vor 24 Uhr Ortszeit erreichen, am Rückreisetag der letzte Tätigkeitsort im Ausland. Für Länder, die nicht aufgeführt sind, gilt der Satz für Luxemburg.

Darf der Arbeitgeber eine Übernachtung ohne Beleg erstatten?

Ja, steuerfrei mit 20 € je Nacht im Inland (R 9.7 Abs. 3 LStR) oder mit dem Übernachtungssatz des Landes im Ausland, etwa bei einer Übernachtung bei Bekannten. Das gilt nur für die Erstattung durch den Arbeitgeber. In der eigenen Steuererklärung zählen nur die tatsächlichen Kosten mit Beleg.

Auf welche Konten bucht man Reisekosten von Arbeitnehmern in DATEV?

Im DATEV-Standardkontenrahmen 2026: Verpflegungsmehraufwand 4664 (SKR 03) bzw. 6664 (SKR 04), Übernachtung 4666 bzw. 6660, Fahrtkosten 4663 bzw. 6663, Kilometergelderstattung 4668 bzw. 6668, übrige Reisekosten 4660 bzw. 6650, Vorsteuer 7 % 1571 bzw. 1401 und 19 % 1576 bzw. 1406. Die Vorlage zeigt die Buchung je Monat und Konto; eigene Konten lassen sich eintragen.

Was ist die Dreimonatsfrist bei Reisekosten?

Verpflegungspauschalen gibt es an derselben Tätigkeitsstätte nur für die ersten drei Monate. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Frist neu beginnen (§ 9 Abs. 4a Satz 6 und 7 EStG). Die Vorlage prüft das nicht, weil sie dafür die Monate davor kennen müsste: Nach drei Monaten am selben Ort die Tage nicht mehr als Reisetage eintragen, Kilometer und Belege schon.

Kann ich Reisekosten in der Steuererklärung absetzen, wenn der Arbeitgeber nichts erstattet?

Ja, als Werbungskosten in der Anlage N: Verpflegungspauschalen, Fahrtkosten und Übernachtungen mit Beleg. Erstattet der Arbeitgeber einen Teil steuerfrei, ist nur die Differenz absetzbar. Die Jahresübersicht der Vorlage zeigt die Summen je Kostenart.

Läuft die Vorlage ohne Excel?

Sie nutzt nur Funktionen, die Excel und LibreOffice beide haben, und enthält keine Makros. Geprüft wird jede Zahl in LibreOffice gegen eine unabhängige Nachrechnung; eine kostenlose Alternative zu Excel ist damit LibreOffice Calc.

Kostenlose Vorlage · ohne Anmeldung

Reisekostenabrechnung Vorlage Excel 2026

Eine Excel-Vorlage für Ihre Dienstreisen 2026, Monat für Monat: je Tag Beginn, Ende, Übernachtung und Kilometer eintragen, den Rest rechnet die Vorlage. Verpflegungspauschalen mit Kürzung für gestellte Mahlzeiten, die Sätze aller Länder laut BMF, Kilometergeld und Belege mit Vorsteuer. Jeder Monat druckt als Abrechnung zum Unterschreiben, mit Auszahlungsbetrag und Buchung je DATEV-Konto.

Stand: 11.10.2026

So funktioniert's

01Die Vorlage herunterladen und im Blatt „Einstellungen“ Name und Fahrzeug eintragen, für die Buchhaltung den Kontenrahmen (SKR 03 oder SKR 04).
02Im Monatsblatt je Reisetag Beginn, Ende, Kilometer und Anlass eintragen; bei einer Übernachtung „ja“ in die Zeile des Tages, auf den die Nacht folgt.
03Für Tage im Ausland das Land wählen und gestellte Mahlzeiten ankreuzen: Pauschale und Kürzung rechnet die Vorlage.
04Belege wie Hotel, Bahn oder Parken im Blatt „Belege“ mit Betrag und Umsatzsteuersatz eintragen.
05Das Monatsblatt drucken oder als PDF speichern, unterschreiben und abgeben: mit Auszahlungsbetrag und Buchung je Konto.

Reisekostenabrechnung-Vorlage 2026 herunterladen (XLSX)

In der Datei

Einstellungen
Name, Fahrzeug (0,30 oder 0,20 € je km), Kontenrahmen SKR 03 oder SKR 04 mit den Konten, Vorsteuerabzug ja oder nein.
Januar bis Dezember
Eine Zeile je Tag: Beginn, Ende, Übernachtung, Land, Mahlzeiten, Kilometer; Pauschale, Kürzung, Kilometergeld. Darunter die Abrechnung des Monats mit Buchung und Unterschriften.
Belege
Jede Quittung mit Datum, Kostenart, Bruttobetrag, Umsatzsteuersatz und wer bezahlt hat; Netto und Vorsteuer je Beleg.
Jahresübersicht
Reisetage, Kilometer und Kosten je Monat und im Jahr.
Pauschalen
Deutschland und die 214 Länder und Städte des BMF für 2026: 24 Stunden, An- und Abreisetag, Übernachtung.

Monatsblatt März 2026, die wichtigsten Spalten (Beispiel: Servicetechniker, seine Reisetage)
Tag	Beginn	Ende	Übernachtung	Land / Ort	Mahlzeiten	km	Abwesend	Kürzung €	Verpflegung €	Kilometergeld €	Hinweis
Mo 02.03.	07:00	17:30				186	10:30		14,00	55,80
Di 03.03.	07:30	15:00				64	7:30		0,00	19,20	nicht mehr als 8 Std.
Mi 04.03.	06:00	18:00			Mittag	240	12:00	11,20	2,80	72,00
Do 05.03.	05:00		ja			610	19:00		14,00	183,00
Fr 06.03.			ja		Frühstück		24:00	5,60	22,40
Sa 07.03.		14:00			Frühstück	610	14:00	5,60	8,40	183,00
Mo 09.03.	18:00					140	6:00		14,00	42,00	über Mitternacht, zusammen 9:00 Std.
Di 10.03.		03:00					3:00		0,00		über Mitternacht: Pauschale am Vortag
Mi 11.03.	08:00	16:00				90	8:00		0,00	27,00	nicht mehr als 8 Std.
Do 12.03.	06:00	19:00		Österreich		280	13:00		33,00	84,00
Mo 16.03.	07:00		Pauschale	Schweiz – im Übrigen	Abend		17:00	28,00	19,00
Di 17.03.		20:00		Schweiz – im Übrigen			20:00		47,00
Fr 20.03.	07:00	16:30			Mittag, Abend	120	9:30	14,00	0,00	36,00	Kürzung auf die Pauschale begrenzt

Spalten

Tag: Datum und Wochentag; das Jahr kommt aus den Einstellungen.
Beginn: Wann Sie Wohnung oder erste Tätigkeitsstätte verlassen; leer, wenn Sie seit dem Vortag unterwegs sind.
Ende: Wann Sie zurück sind; leer, wenn Sie auswärts übernachten oder über Mitternacht unterwegs sind.
Übernachtung: Die Nacht nach diesem Tag: „ja“, oder „Pauschale“ für eine Übernachtung ohne Beleg.
Land / Ort: Leer: Deutschland. Sonst aus der Liste des BMF.
Mahlzeiten: Von der Firma gestellt oder bezahlt; in der Datei je ein „x“ unter Frühstück, Mittag, Abend.
km: Mit dem eigenen Fahrzeug gefahrene Kilometer.
Abwesend: Stunden außer Haus an diesem Tag.
Kürzung €: Für gestellte Mahlzeiten, höchstens die Pauschale (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG).
Verpflegung €: Die Verpflegungspauschale des Tages nach der Kürzung (§ 9 Abs. 4a EStG).
Kilometergeld €: Kilometer mal 0,30 € (Pkw) oder 0,20 €.
Hinweis: Warum es keine oder eine gekürzte Pauschale gibt; was fehlt.

So füllen Sie die Vorlage aus

Blatt „Einstellungen“: Name, Fahrzeug und für die Buchhaltung Kontenrahmen und Vorsteuerabzug.
Je Reisetag eine Zeile im Monatsblatt: Beginn, Ende, Anlass, Kilometer. Ein Tag mit genau 8 Stunden oder weniger bekommt keine Pauschale.
Übernachtung: „ja“ in die Zeile des Tages, auf den die Nacht folgt; am nächsten Tag bleibt der Beginn leer, am letzten Tag nur das Ende eintragen.
Über Mitternacht ohne Übernachtung: Beginn in die Zeile des ersten Tages, Ende in die des Folgetags.
Belege mit Datum, Kostenart, Betrag und Umsatzsteuersatz ins Blatt „Belege“; was die Firma direkt bezahlt hat, mit „Firma“.
Monatsblatt drucken: Es passt auf eine Seite A4 quer, mit Abrechnung, Buchung und Unterschriften.

Reisekostenabrechnung: diese Vorlage, übliche Gratis-Vorlagen und Kauf-Vorlagen

Verpflegungspauschale

Diese Vorlage: aus Beginn und Ende je Tag, mit An- und Abreisetag und Mitternachtsregel
Übliche Gratis-Vorlagen: Betrag von Hand eintragen
Kauf-Vorlagen: automatisch

Kürzung für Mahlzeiten

Diese Vorlage: je Tag, nie unter 0
Übliche Gratis-Vorlagen: nein
Kauf-Vorlagen: ja

Ausland

Diese Vorlage: alle 214 Länder und Städte des BMF für 2026
Übliche Gratis-Vorlagen: nein
Kauf-Vorlagen: ja

Mehrere Reisen

Diese Vorlage: ein Blatt je Monat, eine Zeile je Tag, Jahresübersicht
Übliche Gratis-Vorlagen: eine Reise je Formular
Kauf-Vorlagen: Monatsformular

Belege und Vorsteuer

Diese Vorlage: Netto und Vorsteuer je Beleg, Buchung nach SKR 03 oder SKR 04
Übliche Gratis-Vorlagen: nur Summen
Kauf-Vorlagen: teils

Läuft in

Diese Vorlage: Excel und LibreOffice, ohne Makros
Übliche Gratis-Vorlagen: Excel oder als PDF zum Ausfüllen
Kauf-Vorlagen: teils nur Excel für Windows

Bekommen

Diese Vorlage: sofort, ohne Anmeldung
Übliche Gratis-Vorlagen: sofort
Kauf-Vorlagen: nach dem Kauf, etwa 60 €

Aufgabe	Diese Vorlage	Übliche Gratis-Vorlagen	Kauf-Vorlagen
Verpflegungspauschale	aus Beginn und Ende je Tag, mit An- und Abreisetag und Mitternachtsregel	Betrag von Hand eintragen	automatisch
Kürzung für Mahlzeiten	je Tag, nie unter 0	nein	ja
Ausland	alle 214 Länder und Städte des BMF für 2026	nein	ja
Mehrere Reisen	ein Blatt je Monat, eine Zeile je Tag, Jahresübersicht	eine Reise je Formular	Monatsformular
Belege und Vorsteuer	Netto und Vorsteuer je Beleg, Buchung nach SKR 03 oder SKR 04	nur Summen	teils
Läuft in	Excel und LibreOffice, ohne Makros	Excel oder als PDF zum Ausfüllen	teils nur Excel für Windows
Bekommen	sofort, ohne Anmeldung	sofort	nach dem Kauf, etwa 60 €

Annahmen und Quellen

Verpflegungspauschalen Inland: 28 € für 24 Stunden Abwesenheit; 14 € für den An- und Abreisetag einer Reise mit Übernachtung; 14 € für einen Tag ohne Übernachtung mit mehr als 8 Stunden. Über Mitternacht ohne Übernachtung: 14 € einmal, für den Tag mit dem größeren Teil.; § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG
Kürzung für Mahlzeiten: Gestellte Mahlzeiten kürzen um 20 % (Frühstück) und 40 % (Mittag, Abend) der Pauschale für 24 Stunden am Ort des Tages, höchstens auf 0.; § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG
Auslandspauschalen: Die Sätze für 24 Stunden, für An- und Abreisetag und mehr als 8 Stunden und für die Übernachtung je Land oder Stadt; nicht aufgeführte Länder: Luxemburg.; BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025, IV C 5 - S 2353/00094/007/012
Kilometergeld: 0,30 € je km mit dem Pkw, 0,20 € mit einem anderen motorbetriebenen Fahrzeug.; § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG; BMF, Lohnsteuer-Handbuch 2026, Reisekosten bei Auswärtstätigkeiten
Übernachtung ohne Beleg: 20 € je Nacht im Inland, im Ausland der Übernachtungssatz des Landes; nur bei Erstattung durch den Arbeitgeber, nicht in der Steuererklärung.; R 9.7 Abs. 3 LStR; BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025
Dreimonatsfrist: An derselben Tätigkeitsstätte gibt es Pauschalen nur in den ersten drei Monaten, neu nach vier Wochen Unterbrechung. Die Vorlage prüft das nicht.; § 9 Abs. 4a Satz 6 und 7 EStG
Vorsteuer: Netto und Vorsteuer je Beleg, auf den Cent gerundet; Pauschalen und Kilometergeld enthalten keine Vorsteuer.; Rechenweg der Vorlage
Konten: DATEV-Standardkontenrahmen 2026, Reisekosten Arbeitnehmer: 4660–4668 (SKR 03), 6650–6668 (SKR 04); Vorsteuer 1571/1576 bzw. 1401/1406.; DATEV-Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04, gültig für 2026

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