Wie dokumentiere ich Überstunden richtig?

Mit Datum, Dauer, Grund oder Auftrag und wer sie angeordnet oder gebilligt hat. Wer Überstunden bezahlt haben will, muss genau das darlegen; Anwesenheit allein reicht nicht ([BAG, Urteil vom 04.05.2022, 5 AZR 359/21](https://www.bundesarbeitsgericht.de/entscheidung/5-azr-359-21/)). Die Vorlage fragt diese Angaben je Eintrag ab und nennt, was fehlt.

Was ist ein Ampelkonto?

Ein Arbeitszeitkonto mit Grenzen: Im grünen Bereich steuern Beschäftigte ihre Stunden selbst, im gelben sprechen sie mit der Führung über den Abbau, im roten muss gehandelt werden. Die Grenzen legen Betrieb oder Betriebsvereinbarung fest; die Vorgabe der Vorlage (±20 und ±40 Stunden) ist ein Beispiel.

Wie berechne ich, was Überstunden wert sind?

Stunden mal Stundenlohn mal (1 + Zuschlag): 8 Stunden bei 21,50 € und 25 % Zuschlag sind 215,00 € brutto. Einen gesetzlichen Zuschlag gibt es nicht; er steht im Arbeits- oder Tarifvertrag. Was netto bleibt, rechnet der [Überstunden Rechner](/de/werkzeuge/ueberstunden-rechner).

Wie viele Überstunden habe ich?

Gearbeitete Stunden minus Soll laut Vertrag. Aus Ihren Schichten, Feiertagen und Urlaub rechnet es [Überstunden berechnen](/de/werkzeuge/ueberstunden-berechnen); das Ergebnis tragen Sie hier als Überstunden oder Minusstunden ein.

Verfallen Überstunden?

Der Anspruch verjährt in drei Jahren zum Jahresende ([§ 195 BGB](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__195.html), [§ 199 BGB](https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__199.html)). Kürzere Ausschlussfristen im Arbeits- oder Tarifvertrag, oft drei Monate, gehen vor: Tragen Sie Überstunden zeitnah ein und lassen Sie sie bestätigen.

Funktioniert die Vorlage in LibreOffice und Google Tabellen?

Ja: nur Funktionen, die jede Tabellenkalkulation hat, keine Makros, ohne Passwort geschützt.

Kostenlose Vorlage · ohne Anmeldung

Überstunden Vorlage Excel: Konto und Nachweis

Ein Überstundenkonto für ein Jahr: Jede Überstunde steht mit Datum, Grund und wer sie angeordnet hat im Nachweis, dazu Freizeitausgleich, Minusstunden und Auszahlungen. Die Vorlage führt den Saldo mit Ampel, fasst jeden Monat zusammen und rechnet aus, was Auszahlungen brutto wert sind.

Stand: 12.10.2026

So funktioniert's

01Laden Sie die Vorlage herunter und tragen Sie im Blatt „Einstellungen“ Name, Jahr, den Stand zum Jahresbeginn und die Ampel-Grenzen ein.
02Tragen Sie im Blatt „Nachweis“ jeden Vorgang ein: Datum, Art, Stunden, Grund und wer die Überstunden angeordnet hat.
03Lesen Sie Saldo und Ampel ab; „Hinweis“ nennt, was noch fehlt.
04Drucken Sie die Jahresübersicht und lassen Sie sie unterschreiben.

Excel-Vorlage 2026 herunterladen (XLSX)

In der Datei

Einstellungen
Name, Jahr, Stand zum Jahresbeginn, Stundenlohn und Zuschlag, die Ampel-Grenzen.
Nachweis
Ein Eintrag je Vorgang (bis 120): Datum, Art, Stunden, Grund, Anordnung; Saldo, Ampel und was fehlt.
Jahresübersicht
Je Monat aufgebaut, Minusstunden, Freizeitausgleich, ausgezahlt, Saldo am Monatsende mit Ampel, Wert der Auszahlung; mit Unterschriften.
Anleitung
So führen Sie das Konto, was als Nachweis zählt, der rechtliche Rahmen.

Nachweis 2026 (Beispiel)
Datum	Art	Stunden	Grund / Auftrag	Angeordnet von	Saldo	Ampel	Hinweis
03.02.2026	Überstunden	2:30	Notdienst Heizung, Kunde Huber	M. Schulz	+8:00	grün
10.02.2026	Überstunden	3:15	Wartung Aufzug, Termin verlängert	M. Schulz	+11:15	grün
20.02.2026	Freizeitausgleich	4:00	freier Nachmittag		+7:15	grün
05.03.2026	Überstunden	10:00	Störung Brandmeldeanlage		+17:15	grün	wer angeordnet hat, fehlt;
31.03.2026	Auszahlung	8:00	mit dem Märzgehalt		+9:15	grün
15.04.2026	Überstunden	22:00	Inventur Lager, drei Samstage	Geschäftsführung	+31:15	gelb
04.05.2026	Minusstunden	1:30	früher gegangen		+29:45	gelb

Spalten

Datum: Wann; Einträge aus einem anderen Jahr werden genannt und nicht in die Monate gezählt.
Art: Überstunden (+), Minusstunden, Freizeitausgleich oder Auszahlung (−).
Stunden: hh:mm.
Grund / Auftrag: Wofür: Kunde, Auftrag, Anlass.
Angeordnet von: Wer die Überstunden angeordnet oder gebilligt hat.
Saldo: Stand des Kontos nach dem Eintrag.
Ampel: Grün, gelb oder rot nach den Grenzen in den Einstellungen.
Hinweis: Was fehlt: Datum, Art, Stunden, bei Überstunden die Anordnung.

So füllen Sie die Vorlage aus

Blatt „Einstellungen“: Name, Jahr, Stand zum Jahresbeginn, Ampel-Grenzen; optional Stundenlohn und Zuschlag.
Blatt „Nachweis“: je Vorgang Datum, Art, Stunden, Grund und bei Überstunden, wer sie angeordnet hat.
Saldo, Ampel und Hinweis rechnen sich selbst; die Jahresübersicht fasst die Monate zusammen.
Die Jahresübersicht drucken und unterschreiben lassen.

Überstunden-Vorlagen im Vergleich

Nachweis je Überstunde mit Grund und Anordnung

Diese Vorlage: ja
Übliche Stundenzettel mit Überstunden: nein: nur die Tagessumme
Zeiterfassung Vorlage je Person: nein

Freizeitausgleich und Auszahlung

Diese Vorlage: ja, im Konto
Übliche Stundenzettel mit Überstunden: selten
Zeiterfassung Vorlage je Person: Freizeitausgleich

Saldo mit Ampel

Diese Vorlage: ja, Grenzen wählbar
Übliche Stundenzettel mit Überstunden: nein
Zeiterfassung Vorlage je Person: Saldo ohne Ampel

Wert der Auszahlung

Diese Vorlage: Stunden × Lohn × Zuschlag
Übliche Stundenzettel mit Überstunden: nein
Zeiterfassung Vorlage je Person: nein

Arbeitszeit je Tag mit Pausen

Diese Vorlage: nein: dafür die Zeiterfassung
Übliche Stundenzettel mit Überstunden: ja
Zeiterfassung Vorlage je Person: ja

Aufgabe	Diese Vorlage	Übliche Stundenzettel mit Überstunden	Zeiterfassung Vorlage je Person
Nachweis je Überstunde mit Grund und Anordnung	ja	nein: nur die Tagessumme	nein
Freizeitausgleich und Auszahlung	ja, im Konto	selten	Freizeitausgleich
Saldo mit Ampel	ja, Grenzen wählbar	nein	Saldo ohne Ampel
Wert der Auszahlung	Stunden × Lohn × Zuschlag	nein	nein
Arbeitszeit je Tag mit Pausen	nein: dafür die Zeiterfassung	ja	ja

Annahmen und Quellen

Saldo: Stand zum Jahresbeginn plus Überstunden, minus Minusstunden, Freizeitausgleich und Auszahlungen; ein Eintrag zählt mit Art und Stunden.; Rechnung der Vorlage
Ampel: Grün bis zur grünen Grenze (Vorgabe ±20 Stunden), gelb bis zur gelben (±40), darüber rot; die Grenzen legt der Betrieb fest.; Übliches Ampelkonto; Betriebsvereinbarung
Monate: Einträge zählen nach ihrem Datum, nur im Jahr des Kontos; andere werden genannt.; Rechnung der Vorlage
Wert der Auszahlung: Stunden × Stundenlohn × (1 + Zuschlag), auf den Cent; brutto, voll steuer- und beitragspflichtig.; Arbeits- oder Tarifvertrag; kein gesetzlicher Zuschlag
Nachweis: Datum, Dauer und Anordnung oder Billigung je Überstunde.; BAG, Urteil vom 04.05.2022, 5 AZR 359/21
Verjährung: Drei Jahre zum Jahresende; kürzere Ausschlussfristen im Vertrag gehen vor.; §§ 195, 199 BGB

Häufige Fragen

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